RESOLUCION NUMERO 3878 JUNIO 28_ 1996
EL DIRECTOR DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
En uso de sus facultades legales y, en especial de las consagradas en el Artículo 684-2 del Estatuto Tributario y el literal c) del artículo 13 del Decreto 2117 de 1992.
CONSIDERANDO
Que el Director de Impuestos y Aduanas Nacionales puede implantar sistemas técnicos razonables para el control de la actividad productora de renta.
Que los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, debidamente fechados y autorizados por quienes intervienen en ellos o los elaboren.
Que las facturas de venta, los tiquetes y comprobantes expedidos por máquinas registradoras constituyen documentos que soportan los hechos económicos de los contribuyentes.
Que conforme al artículo 617 del Estatuto Tributario cuando se utilice el sistema de facturación por computador se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.
Que se hace necesario establecer un sistema técnico de control que permita determinar los ingresos, costos y gastos de los contribuyentes en relación con su actividad productora de renta y la determinación de sus obligaciones tributarias, tomando como base las operaciones realizadas en un periodo determinado.
RESUELVE
Artículo 1.- Sistema técnico de control de la actividad productora de renta.
Adóptase el siguiente sistema técnico de control de la actividad productora de renta :
El desarrollo del sistema técnico adoptado mediante la presente Resolución comprende las etapas que se describen en los siguientes artículos.
Artículo 2.- Autorización de la numeración de las facturas.
Las personas o entidades obligadas a expedir factura deberán solicitar autorización de la numeración ante la División de Recaudación o la dependencia que haga su veces de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales correspondiente a su residencia o domicilio fiscal, cuando se expidan por medio de talonarios o por computador. Para este efecto, los interesados o sus apoderados deberán presentar la solicitud por intervalos de numeración consecutiva ante la Administración respectiva, ya sea personalmente o por correo certificado.
Quienes utilicen el sistema de facturación por computador deben solicitar la autorización del software, salvo que se utilice papel de facturación con la preimpresión de los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario.
Si resultare insuficiente la facturación, el interesado deberá solicitar autorización de nueva numeración.
Artículo 3.- Casos en los que no se requiere autorización de la numeración.
No será necesaria la autorización de la numeración en la expedición de documentos equivalentes a la factura, en las facturas expedidas por entidades de derecho público incluidas las Empresas industriales y comerciales del Estado y Sociedades de economía mixta donde el Estado posea más del cincuenta por ciento (50%) del capital, así como las que expidan las entidades que presten servicios públicos domiciliarios, las Cámaras de Comercio, las notarias y en general los no contribuyentes del impuesto sobre la renta señalados en el Estatuto Tributario.
Artículo 4.- Trámite de la solicitud.
La solicitud de autorización deberá resolverse por la Administración que corresponda a la Jurisdicción del domicilio principal o residencia del contribuyente dentro de los quince (15) días siguientes, contados a partir de la fecha de recibo en debida forma por la Administración, para lo cual se dejará constancia expresa de la fecha de su recibo. Una vez vencido el término antes señalado. Sin que la Administración se haya pronunciado se entenderá autorizada la numeración solicitada.
La Administración expedirá una resolución en donde se indique la numeración autorizada la cual tendrá una vigencia máxima de dos (2) años a partir de la fecha de notificación.
Si transcurridos los dos (2) años de la vigencia de la resolución no se hubiere agotado la numeración, autorizada, la nueva resolución reconocerá dicha circunstancia, habilitando la numeración anterior.
Contra el acto administrativo que resuelve la solicitud de autorización procede únicamente el recurso de reposición, el cual deberá interponerse dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación y será resuelto dentro del mes siguiente por la División Jurídica de la Administración o la oficina que haga sus veces.
En caso de rechazo total de la solicitud, se autorizará una numeración provisional.
El solicitante entregará al litógrafo o tipógrafo copia de la Resolución de autorización, o una constancia escrita del vencimiento de los quince (15) días, bajo la gravedad del juramento, el cual se entenderá prestado con la firma del contribuyente. El tipógrafo o litógrafo conservará a disposición de la DIAN copia de la resolución o la constancia según el caso.
Artículo 5.- Numeración de las facturas.
En las facturas que se expidan, deberá utilizarse numeración consecutiva única nacional.
En las máquinas registradoras se podrá llevar numeración alfanumérica.
Cuando una empresa tenga varias sucursales en el país deberá tener un registro a disposición de la DIAN en su domicilio social principal, donde figure la numeración que se distribuya a cada sucursal o establecimiento.
Si en una transacción se utiliza más de una hoja de facturación de talonario, su contabilización se hará indicando el número de la hoja inicial y el número de la final dentro de una misma secuencia numérica.
En las facturas expedidas en talonario o por computador, deberá indicarse el número y la fecha de la resolución de autorización o señalar que la Administración no se pronunció en el término indicado en el artículo anterior, cuando sea el caso y el número de intervalos de numeración consecutiva autorizada.
Artículo 6.- Numeración sobrante.
La numeración autorizada que no se utilice entre otros casos, por pérdida de facturación, cese de actividades, liquidación de la sociedad, deberá ser reportada a la Administración correspondiente para fines de control.
Artículo 7.- Tipos de máquinas registradoras.
Los responsables del régimen común del impuesto sobre las ventas, podrán utilizar alguno de los siguientes desarrollos tecnológicos en las máquinas registradoras.
El sistema P.O.S. es el conjunto de Hardware y software que interactúa permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como emisión de tiquetes, facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos, códigos (PLUS), grupos, familias, o subfamilias.
Es la máquina que permite acumular las ventas por bienes o servicios y por la tarifa que corresponda.
Es la máquina que acumula bienes o servicios prestados por grupos según la tarifa del IVA que corresponda.
Artículo 8.- Controles a las ventas a través de máquinas registradoras P.O.S. y factura por computador.
Las personas o entidades que utilicen para el registro de sus ventas máquinas registradoras P.O.S. o facturación por computador, deberán identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas asociada a cada bien o servicio.
La agrupación de los bienes o servicios puede hacerse en forma diferente a la de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido quien vende o presta el servicio, deberá identificarse en el servidor de la red de puntos de venta o en la terminal de venta, según el caso.
El artículo exhibido al público deberá encontrarse identificado mediante código de barras u otro tipo de identificación interna o alias, a partir del cual el artículo se encuentre definido para el sistema informático.
Las personas que utilicen para el registro de sus ventas de bienes o prestación de servicios, sistema P.O.S. o factura por computador, deberán imprimir al final del día el "comprobante informe diario", por cada servidor. El comprobante deberá contener la siguiente información.
El Comprobante informe diario deberá elaborarse en original y copia debiendo el primero formar parte integral de la contabilidad y el segundo conservase en el establecimiento de comercio para ser exhibido la Administración Tributaria y Aduanera lo exija.
Quienes utilicen máquinas registradoras con sistema POS o facturación por computador, deberán tener una cinta testigo magnética, la cual estará a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales cuando ésta lo solicite.
Artículo 9.- Controles a las ventas a través de máquinas registradoras por departamentos y por artículo con departamento asociado (PLU).
Las personas o entidades que utilicen estos sistemas deberán identificar en una lista genérica los artículos para la venta o prestación de servicios, indicando el departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas asociada al departamento. Dicha lista deberá conservarse en cada establecimiento de comercio a disposición de la DIAN.
En todos los casos en el artículo exhibido al público deberá identificarse el departamento al cual corresponde.
Quienes utilicen para sus ventas o prestación de servicios estos sistemas, deberán imprimir al final del día el comprobante "Z" que arroje cada una de las máquinas, el cual deberá contener la siguiente información :
Quienes utilicen las máquinas registradoras por departamento y por artículo con departamento (PLU), deberán elaborar un comprobante resumen denominado "Informe fiscal de ventas diarias", por cada establecimiento de Comercio, el cual reunirá la siguiente información :
Al informe Fiscal de Ventas Diarias, deberá anexarse el comprobante Z de cada una de las máquinas registradoras utilizadas en el establecimiento de comercio.
El informe Fiscal de Ventas Diarias deberá elaborarse en original y copia debiendo el primero formar parte integral de la contabilidad y el segundo conservarse en el establecimiento de comercio para ser exhibido cuando la Administración Tributaria y Aduanera lo exija.
Artículo 10.- Sanción aplicable al incumplimiento de los sistemas técnicos de control.
La no adopción o el incumplimiento del sistema técnico de control establecido en la presente resolución, dará lugar a la aplicación de la sanción de que trata el artículo 684-2 del Estatuto Tributario.
Artículo 11.- Vigencia.
La presente Resolución rige a partir del primero (1) de octubre de 1996 y los controles aquí establecidos deberán adoptarse dentro de los 3 (tres) meses siguientes, de conformidad con lo establecido en el artículo 684-2 del Estatuto Tributario.
PUBLIQUESE Y CUMPLASE,
Dada en Santafé de Bogotá D.C.
GILBERTO BUITRAGO BAHAMON
Director de Impuestos y Aduanas Nacionales (E)
JUAN CAMILO SERRANO VALENZUELA
Subdirector General (A)