RESOLUCIÓN  NÚMERO 5011 DEL 22 JUL. 1998

 

Por la cual se reglamenta la utilización del Correo Electrónico en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

 

EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

 

En uso de sus facultades legales y en especial las dispuestas en el artículo 14 literal z) del Decreto 1693 de 1997, y

CONSIDERANDO

1.   Que el correo es un servicio de carácter estratégico en la Entidad y una herramienta de utilidad en el trabajo diario.

2.   Que es necesario establecer el procedimiento para la utilización de esquemas de comunicación electrónica en la DIAN para permitir un manejo ordenado y armónico de la correspondencia relacionada con la Entidad.

3.   Que se requiere disminuir el consumo de papel y el costo de correo urbano e intermunicipal.

4.   Que se debe agilizar el envío y recepción de la información y fomentar la comunicación sistematizada entre las Administraciones y entre éstas y el Nivel Central.

5.   Que se debe reglamentar para los usuarios internos el procedimiento de utilización del correo electrónico de la Entidad.

 

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO:  Definiciones:   entiéndase para la presente Resolución los siguientes términos:

ADMINISTRADOR DE LA RED LAN:  Persona encargada de instalar, operar y mantener la red aérea local.

ADMINISTRADOR DE LA INFORMACION:  Persona encargada de mantener la seguridad e integridad de la información, efectuando las respectivas copias en medio magnético.

BUZON:  Espacio en el disco duro del servidor de correo asignado por el administrador de la red, disponible para todos los usuarios del correo, en el cual se almacenan los mensajes enviados y recibidos por cada uno de ellos.

CARPETA PUBLICA:  Espacio en el disco duro del servidor asignado a cada Dependencia, para colocar información de interés general.

CORREO ELECTRONICO (E-MAIL):  Sistema para intercambiar mensajes escritos, imágenes y archivos entre usuarios de una red.

DEPENDENCIA:  Tanto en el Nivel Central como en el Regional, se refiere a las Divisiones, Grupos Ejecutores, adscritos a un área funcional, una Administración o Dirección.

DIRECCION DE CORREO ELECTRONICO:  Nombre del buzón asignado a un usuario de cualquier sistema de correo electrónico.

ENCRIPCIÓN DE INFORMACIÓN:  Procedimiento utilizado para proveer seguridad a la información manejada electrónicamente, convirtiendo un mensaje normal en un texto dificilmente entendible por personas no autorizadas.

FIRMA DIGITAL:  Procedimiento a través del cual se garantiza que un mensaje después de enviado, no sea alterado.

LISTA DE DISTRIBUCIÓN:  Listados que agrupan nombres de usuarios del correo, se utilizan para enviar un mismo mensaje a un grupo de ellos. Para la Entidad, se han definido listas de distribución por Administración,  Subdirecciones, Subsecretarías y Oficinas.

MENSAJE FIRMADO Y SELLADO:  Es aquel, que se envía con dos mecanismos de seguridad, encripción de la información y firma digital. Unicamente podrá ser abierto por el usuario destinatario, si tiene habilitado el procedimiento de firma digital.

NOMBRE USUARIO:  Usuario utilizado al dar inicio a una sesión en un computador conectado a la red.

ARTÍCULO SEGUNDO:  Organización del Correo Electrónico:

1.   Se tendrán buzones de correo, para cade una de las Areas Funcionales y Dependencias de la          Entidad, identificadas con siglas, a través de los cuales se tramitará todo el correo Institucional.          El acceso a estos buzones, será realizado por el funcionario que habitualmente maneja la correspondencia de la Dependencia o Area Funcional respectiva.

2.   Los actos administrativos de carácter general que requieran de numeración por parte del Grupo de Notificaciones de la División de Servicios Generales de la Subsecretaría Administrativa, serán remitidos a esta, por escrito y medio electrónico, para que se surta el correspondiente trámite de publicación y comunicación vía correo electrónico a las áreas respectivas.

3.   Los oficios, circulares y memorandos, entre otros, deben remitirse al buzón de la Dependencia o Area Funcional al cual va dirigido y no al buzón de correo individual, conforme al artículo 2 numeral 1o de la presente Resolución.

4.   Cada funcionario tiene asignado su buzón de correo individual, en el cual puede recibir información de carácter oficial y privada relacionada con la operatividad de la Entidad.

5.   El buzón de correo del Area Funcional o Dependencia deberá ser revisado por lo menos cuatro veces en el día y el personal dos, para verificar los mensajes recibidos.

6.   La información recibida y enviada en la Entidad y fuera de ella a través del buzón de correo asignado al Area Funcional o Dependencia será copiada diariamente en medios magnéticos y guardada por el Administrador de la información, por el término establecido en las normas generadas para la administración de los archivos de la Unidad Administrativa Especial - DIAN, definidas por la Resolución 1721 del 20 de octubre de 1997. En el momento en que se requiera información guardada en dichos medios, a solicitud de las áreas, el Administrador de la Información restablecerá las copias para su debida consulta e impresión.

7.   La información que las áreas consideren que tengan valor probatorio deberá imprimirse y guardarse en carpetas de archivo según el tema de que se trate.

8.   Mensualmente, el Administrador de la red realizará mantenimiento, eliminando los mensajes enviados y recibidos con fecha anterior a 30 días calendario.

ARTÍCULO TERCERO:  Competencia para la recepción y envío del Correo Electrónico.

1.   Todo funcionario de la DIAN con acceso a la red corporativa podrá remitirle correo a otro funcionario de la misma, que igualmente lo posea.

2.   Todo buzón asignado, ya sea individual o del Area Funcional o Dependencia, puede intercambiar mensajes con cualquier persona o entidad usuaria de cualquier sistema de correo electrónico, si conoce la dirección electrónica del destinatario. Para enviar y recibir correo de personas ubicadas fuera de la Entidad, la dirección electrónica está definida por nombre_usuario@dian.gov.co

ARTÍCULO CUARTO:  Prohibiciones y Sanciones

1.   El Correo Electrónico es un servicio de carácter institucional, por tanto se prohibe la utilización de este medio, para tratar asuntos de tipo personal, hacer ofrecimientos como ventas, arrendamientos, mensajes de conmemoraciones especiales, tales como día del amor y amistad, navidad, cumpleaños, entre otros. Al funcionario que incurra en esta falta, se le suspenderá el servicio de correo electrónico por el término de tres meses.

2.   Al buzón de correo individual, solamente ingresará el usuario dueño del mismo, con su respectiva clave de acceso, la cual es personal e intransferible. Todo mensaje enviado a través de él, será su responsabilidad. Al funcionario que envíe mensajes a través de una cuenta de correo que no le haya sido asignada, se le suspenderá el servicio de correo electrónico por el término de tres meses,

3.   Se prohibe el envío de información referente a la operación de la Entidad a funcionarios no autorizados para tal fin. Al funcionario que incurra en esta falta, se le suspenderá el servicio de correo electrónico por el término de tres meses.

PARAGRAFO PRIMERO:  En caso de reincidencia, antes de ser suspendido el servicio de correo electrónico de manera definitiva, el Superior inmediato deberá evaluar la gravedad de su incorrecta utilización y la incidencia en el suministro del servicio.

PARAGRAFO SEGUNDO:  Sin perjuicio de lo establecido en el parágrafo anterior, cuando se presente falta, se informará a la Subsecretaría de Investigaciones Disciplinarias quién adelantará el correspondiente proceso disciplinario de acuerdo con lo establecido en la Ley 200 de 1995.

ARTÍCULO QUINTO:  Envío y recibo de correo electrónico

Para la correcta utilización de este servicio se deberá consultar la Orden Administrativa que se expida para tal fin.

ARTÍCULO SEXTO:  Dependencias involucradas y sus responsabilidades

1.   Las dependencias involucradas en el proceso de Correo Electrónico serán todas las áreas de las Direcciones Regonales, Administraciones y del Nivel Central, que cuentan con recursos computacionales, como usuarios del servicio.

2.   La Oficina Nacional de Servicio de Información y las Divisiones de Servicio de Información de las Direcciones Regionales y Administraciones Especiales, serán responsables de garantizar la correcta operación de los recursos computaciones que soportarán el proceso.

3.   La Oficina Nacional de Servicio de Información coordinará con la Oficina Nacional de servicio de Desarrollo Humano la formación y capacitación sobre el uso del correo electrónico a los funcionarios de la Entidad.

4.   La Secretaría General con el apoyo de la Oficina de Planeación, expedirá el "Manual de Correspondencia Interna", con los procesos establecidos para la normalización de la correspondencia interna.

5.   La Oficina Nacional de Normativa y Doctrina, de acuerdo con lo establecido en la resolución 3560 de 1998 artículo 2o, será encargada de resolver las consultas realizadas a través de la cuenta de cobro dian@dian.gov.co disponible en INTERNET en la página WEB de la Entidad, dentro de los términos establecidos por dicha dependencia teniendo en cuenta, no exceder los dispuestos en el Código Contencioso Administrativo para absolver consultas.

6.   La Subsecretaría de Investigaciones Disciplinarias será la responsable de dar respuesta a los mensajes recibidos a través de la cuenta de correo quejas@dian.gov.co disponible en Internet en la página WEB de la Entidad.

ARTÍCULO SEPTIMO.  Otros servicios del Correo Electrónico.

Cuando un Area Funcional o Dependencia genere un documento que debe ser conocido por todos los funcionarios de la Entidad, el documento puede colocarse en:

ARTÍCULO OCTAVO:  Vigencia.

La presente resolución, rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a los, 22 JUL. 1998

 

GUSTAVO HUMBERTO COTE PEÑA

Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales